Gestionarea corectă a documentelor contabile reprezintă o obligație esențială pentru orice companie care dorește să respecte legislația românească, în special prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Documentele juridice, actele de înființare a firmei și hotărârile judecătorești trebuie păstrate permanent, în timp ce contractele comerciale se arhivează pe un termen minim de 10 ani. Chitanțele, facturile și alte documente contabile trebuie păstrate între 5 și 10 ani pentru justificare fiscală. În plus, documentele de personal, care includ fișele de post, contractele de muncă, statele de plată sau dosarele personale ale angajaților, trebuie păstrate timp de 75 de ani, fiind esențiale pentru calculul pensiilor, pentru dovedirea drepturilor legale și pentru eventualele litigii sau controale fiscale.
Arhivarea și digitalizarea documentelor
Arhivarea documentelor contabile este un proces important pentru asigurarea păstrării acestora în condiții legale și pentru prevenirea pierderii sau deteriorării. Arhivarea se poate realiza atât în format fizic, cât și în format digital. În cazul arhivării electronice, fiecare document trebuie semnat cu o semnătură digitală calificată și stocat în sisteme securizate, conform reglementărilor legale în vigoare. Astfel, păstrarea documentelor în format fizic devine opțională.
Retrodigitizarea constă în scanarea documentelor fizice și transformarea lor în format digital, facilitând accesul rapid și protejând documentele împotriva degradării. Această soluție le permite firmelor să reducă spațiul de depozitare fizică și să asigure o consultare facilă a documentelor. În plus, conformitatea legală nu este compromisă, iar timpul pierdut cu căutarea în arhivele fizice voluminoase este eliminat.
Consultarea documentelor digitalizate este mult mai rapidă și poate fi realizată oriunde există acces la platforma securizată, în timp ce consultarea documentelor din arhiva fizică presupune ridicarea acestora de la depozitele special amenajate sau prin intermediul serviciilor dedicate. Acest sistem de arhivare le oferă firmelor un control total asupra documentelor. El le permite să răspundă prompt oricăror solicitări interne sau verificări fiscale, asigurând totodată securitatea datelor confidențiale ale angajaților și ale companiei.
Eliminarea și distrugerea documentelor
După expirarea termenelor legale de păstrare, companiile pot folosi un serviciu specializat de distrugere documente companie, dar doar după ce Arhivele Naționale au aprobat lucrarea de selecționare. Procesul de distrugere trebuie realizat cu măsuri stricte de securitate pentru a proteja informațiile sensibile și pentru a preveni accesul neautorizat la acestea. Documentele care pot fi eliminate includ, în special, chitanțele, bonurile și facturile contabile care și-au îndeplinit scopul legal sau fiscal, precum și alte acte care nu mai sunt necesare pentru justificare sau arhivare. Serviciile specializate de distrugere a documentelor oferă garanția că toate actele sunt eliminate conform legislației, reducând riscul de sancțiuni și păstrând arhiva activă bine organizată.
Mai mult, companiile moderne pot adopta un sistem hibrid care combină arhivarea fizică cu cea digitală, obținând astfel un proces extrem de eficient care reduce riscul pierderii documentelor și optimizează accesul la informațiile esențiale, menținând totodată conformitatea cu Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Astfel, firmele pot gestiona cu ușurință volume mari de documente, pot economisi spațiu și timp și se pot concentra pe activitatea lor principală, fără grija pierderii datelor sau a încălcării obligațiilor legale.
