Obținerea unei certificări ISO presupune mai mult decât pregătirea unui dosar pentru audit. Organizația trebuie să își analizeze procesele, să stabilească responsabilități clare și să demonstreze că regulile documentate sunt aplicate în activitatea curentă. Sicert oferă sprijin companiilor care urmăresc implementarea și certificarea unor sisteme de management adaptate domeniului în care activează.
Procesul poate fi necesar pentru participarea la licitații, colaborarea cu parteneri care solicită anumite standarde sau pentru îmbunătățirea modului intern de lucru. Indiferent de motiv, certificarea trebuie pregătită pornind de la situația reală a organizației, nu prin folosirea unor documente generale care nu reflectă activitatea acesteia.
Alegerea standardului potrivit
Fiecare standard ISO urmărește un anumit domeniu de management. ISO 9001 este orientat către calitatea proceselor și satisfacția clienților, ISO 14001 vizează gestionarea impactului asupra mediului, iar ISO 45001 se referă la sănătatea și securitatea ocupațională. Pentru securitatea informațiilor poate fi implementat ISO 27001, în timp ce organizațiile din sectorul alimentar pot urmări cerințele ISO 22000.
Alegerea trebuie făcută în funcție de activitatea firmei, cerințele contractuale și obiectivele urmărite. Unele companii au nevoie de un singur sistem, în timp ce altele pot integra mai multe standarde într-o structură comună.
Sicert poate analiza cerințele aplicabile și nivelul actual de organizare, astfel încât procesul să pornească de la o imagine clară asupra etapelor necesare.
Documentație construită în jurul proceselor reale
Procedurile trebuie să descrie modul în care compania lucrează efectiv. Dacă documentația introduce responsabilități care nu există sau etape care nu sunt respectate, neconcordanțele vor deveni vizibile în timpul auditului.
Pregătirea sistemului începe prin identificarea proceselor, a persoanelor responsabile și a documentelor deja utilizate. Contractele, formularele, registrele, rapoartele și instrucțiunile existente pot fi integrate în sistem, dacă oferă informațiile necesare și sunt gestionate corespunzător.
Rolul documentației este să clarifice activitatea, nu să o îngreuneze. Un sistem bine structurat permite urmărirea rezultatelor, identificarea abaterilor și stabilirea unor măsuri atunci când procesele nu funcționează conform planului.
Implicarea angajaților înainte de audit
Un sistem de management nu poate funcționa doar prin activitatea unei singure persoane. Conducerea trebuie să stabilească direcția și resursele, iar angajații trebuie să înțeleagă regulile care se aplică rolurilor lor.
Instruirea ajută personalul să cunoască procedurile, modul de raportare a problemelor și documentele pe care trebuie să le completeze. În timpul auditului, evaluatorii pot discuta cu angajații și pot verifica dacă regulile sunt aplicate, nu doar dacă acestea există în format scris.
Prin sprijinul oferit de Sicert, compania poate pregăti personalul și poate corecta din timp diferențele dintre procedurile stabilite și practica zilnică.
Verificarea sistemului înaintea certificării
Auditul intern este una dintre etapele importante ale pregătirii. Acesta urmărește dacă cerințele standardului au fost integrate, dacă documentele sunt actualizate și dacă procesele pot fi demonstrate prin dovezi verificabile.
Problemele identificate înaintea evaluării externe pot fi analizate și corectate. O neconformitate nu trebuie tratată doar prin repararea efectului imediat, ci prin identificarea cauzei care a permis apariția sa.
Analiza realizată de conducere completează această verificare. Rezultatele, reclamațiile, riscurile, modificările interne și obiectivele trebuie evaluate pentru a stabili dacă sistemul rămâne potrivit activității organizației.
Certificarea ca proces menținut în timp
Obținerea certificatului nu încheie activitatea de management. Procesele trebuie monitorizate, documentele actualizate, iar schimbările din companie trebuie integrate în sistem. Auditurile periodice verifică dacă cerințele continuă să fie respectate.
Sicert susține pregătirea companiilor de la analiza inițială până la etapele necesare certificării. Printr-o abordare adaptată fiecărei organizații, standardele ISO pot fi transformate dintr-o obligație administrativă într-un instrument pentru clarificarea responsabilităților, controlarea proceselor și susținerea relațiilor cu clienții și partenerii.
