Abordări potrivite pentru managementul timpului

Managementul timpului este o noţiune care, până nu demult, nu era cunoscută sau nu i se acorda o mare importanţă. Acum, managementul timpului este modul prin care oamenii îşi pot eficientiza activităţile, prin care îşi pot desfăşura în mod corect sarcinile, şi le pot îndeplini şi pot face tot ceea ce şi-au propus într-o zi.

Cele mai eficiente metode prin care angajaţii gestionează noţiunea de management al timpului

Pentru orice persoană, de la cei mai tineri până la cei mai în vârstă, timpul a devenit destul de limitat. De aceea, noţiunile de management al timpului sunt din ce în ce mai căutate, astfel încât angajaţii unei companii să îşi sporească eficientă la job. Aceste noţiuni includ:

·                Planificarea în avans

Planificarea în avans permite angajaţilor să se pregătească mental pentru orice va veni şi îi încurajează să îşi formeze o idee despre sarcinile fiecărei zile cu o seară înainte, creând o listă în acest sens, în funcţie de importanța task-urilor. Această activitate de planificare în avans ajută angajaţii să îşi formeze o imagine clară asupra a ceea ce au de făcut în următoarea zi şi asupra a cum va arăta programul lor.

·                Prioritizarea sarcinilor

O altă abordare eficientă pentru managementul timpului este reprezentată de prioritizarea sarcinilor care pot fi scrise pe un flipchart şi împărţite în:

●    Importante şi urgente –primele de soluţionat;

  1.   Importante dar nu foarte urgente – importante pentru îndeplinirea obiectivelor personale şi profesionale, dar nu foarte urgente;
  2.   Neimportante, dar urgente – task-uri care nu au o importanţă majoră, însă împiedică angajaţii să îşi îndeplinească obiectivele importante;
  3.   Neimportante şi deloc urgente – task-uri care pot fi amânate şi pot fi scrise la baza flipchart-ului, întrucât nu contribuie la obiectivele utilizatorilor.

·                Folosirea tehnologiei pentru automatizarea sarcinilor de lucru

Există numeroase instrumente care pot ajuta la managementul timpului şi la gestionarea sarcinilor în mod eficient, iar găsirea soluţiilor potrivite poate ajuta echipele sau angajaţii să economisească timp. Aceste instrumente includ şabloanele pentru e-mailurile pe care trebuie să le trimită des, aplicaţiile de project management pentru vizualizarea programului şi sarcinilor şi pentru stabilirea memento-urilor şi instrumentele de urmărire a timpului pentru monitorizarea timpului şi colectarea datelor importante.

·                Colaborare şi cooperare cu echipa şi managerii

Un alt aspect important al managementului timpului este reprezentat de colaborarea şi cooperarea cu echipa şi cu managerii pentru găsirea soluţiilor în situaţii care par fără rezolvare. Cooperarea este posibilă tot cu ajutorul unui flipchart pe care pot fi notate nelămuririle de către angajaţi, iar ceilalţi membrii ai echipei pot propune soluţii atunci când timpul le permite.

·                Evitarea amânărilor

Amânarea sarcinilor de serviciu grele sau neplăcute nu atrage după sine decât neplăceri. Cea mai bună strategie de management al timpului la birou şi nu numai este evaluarea cu atenţie a sarcinilor, efectuarea sarcinilor neplăcute în mod prioritar, pentru ca apoi angajaţilor să le rămână suficient timp pentru sarcinile cu adevărat distractive sau plăcute. Acest aspect al managementului timpului ţine de autodisciplină şi de căpătarea unor abilități care transformă orice persoană într-un angajat eficient şi productiv.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *