De ce este importantă arhivarea documentelor și cum se pot organiza

Arhivarea documentelor constă în păstrarea în condiții de securitate a informațiilor, fie că sunt în format digital sau pe suport de hârtie, care nu mai sunt folosite frecvent. Această practică asigură conformitatea cu legislația în vigoare, atât în ceea ce privește justificarea activităților desfășurate, cât și în gestionarea dosarelor de personal.

Efectuând arhivă document în acord cu standardele legale, se optimizează procesele de lucru și se economisește timp în cadrul activităților administrative, în special cele legate de îndeplinirea sarcinilor fiscale sau de personal. Arhivarea electronică are un rol esențial, deoarece:

• Menține documentele organizate și ușor accesibile.
• Permite accesul rapid și securizat la informații și documente.
• Contribuie la economisirea spațiului de stocare.
• Reduce riscul pierderii documentelor.
• Sprijină eficientizarea procesului de lucru.

Ce să alegi dintre arhivarea electronică și arhivarea fizică?

Asigurarea protecției documentelor este esențială pentru orice organizație, reprezentând o necesitate și o obligație legală. În România, arhivarea este reglementată prin Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, care a devenit efectiv la 1 ianuarie 2016. Acest ordin oferă companiilor libertatea de a alege între două forme de arhivare: tradițională (pe hârtie) sau electronică. Fiecare metodă are propriile avantaje, dezavantaje și cerințe specifice.

Arhivarea tradițională implică gestionarea fizică a documentelor, incluzând activități precum sortarea, ordonarea și crearea dosarelor, precum și selecția și inventarierea acestora. Este un proces care se bazează pe metode consacrate și accesibile.

Pe de altă parte, arhivarea electronică permite digitalizarea și stocarea de arhivă documente contabile de orice fel, fie că sunt tipărite, scrise de mână sau în format digital. Această metodă se adaptează nevoilor moderne de arhivare și gestionare a datelor.

Beneficiile arhivării tradiționale includ accesibilitatea ușoară a documentelor organizate corespunzător și lipsa necesității de pregătire tehnologică avansată. Cu toate acestea, dezavantajele includ necesitatea unui spațiu dedicat, potențial costisitor, riscul acumulării de praf și microorganisme, dificultatea gestionării unui volum mare de documente și riscul degradării sau pierderii irecuperabile a documentelor din cauze naturale sau accidentale.

În contextul creșterii volumului de documente și al necesității de conformitate cu legislația, tot mai multe companii optează pentru servicii profesionale de arhivă document. Acestea oferă expertiză, resurse și spațiu pentru a organiza și păstra documentele în siguranță și conformitate cu legile în vigoare. Un depozit autorizat pentru prețuri arhivare documente garantează respectarea tuturor standardelor de securitate și confidențialitate a informațiilor.

Aspecte esențiale în arhivarea documentelor contabile și justificative

Conform prevederilor stabilite de Legea nr. 31/1990, gestionarea eficientă și legală a arhivelor documentelor justificative și contabile include următoarele aspecte cheie:

• Conformitate cu legislația actuală: Este esențial ca procesul de arhivare să adere strict la normele legale în vigoare, asigurând conformitatea cu toate reglementările aplicabile.
• Organizarea metodică: Documentele trebuie organizate într-o manieră cronologică și sistematică, fiind grupate în dosare care trebuie numerotate și parafate corespunzător pentru o gestionare eficientă și un acces ușor.
• Condiții de depozitare adecvate: Este obligatoriu ca dosarele justificative și contabile să fie păstrate în spații special amenajate pentru arhivare. Aceste spații trebuie să fie echipate cu sisteme de prevenire și stingere a incendiilor și să ofere protecție adecvată împotriva deteriorării, distrugerii sau furtului.
• Evidența riguroasă a documentelor: Se impune menținerea unei evidențe detaliate a documentelor arhivate, inclusiv a celor transferate în alte locații, prin utilizarea unui Registrul de Evidență dedicat, facilitând astfel urmărirea și gestionarea acestora.
• Proceduri de eliminare conform termenelor legale: Documentele trebuie eliminate din arhivă document la expirarea perioadei legale de păstrare. Această eliminare trebuie să se facă în conformitate cu un proces verbal, care se adaugă în Registrul de Evidență. Procesul trebuie să fie coordonat de către un administrator sau un ordonator de credite, conform procedurilor stabilite.

Aceste linii directoare asigură că procesul de arhivare se desfășoară într-un mod organizat, sigur și în conformitate cu cerințele legale, asigurând integritatea și accesibilitatea documentației importante.

Avantajele arhivării electronice

Prin arhivarea electronică, companiile pot economisi semnificativ prin reducerea cheltuielilor legate de spațiul de stocare fizic și materialele de arhivare. Sistemul permite o căutare eficientă și rapidă a documentelor, chiar și în situații critice cum ar fi auditurile sau controalele, asigurând conformitatea cu reglementările legale precum Legea Arhivelor.

Arhivarea electronică minimizează riscurile de pierdere, deteriorare sau greșeli în manipularea documentelor, în același timp garantând respectarea prevederilor GDPR privind protecția datelor. Sistemele de arhivă document permit accesul securizat la documente de oriunde, oferind flexibilitate și eficiență angajaților care lucrează la distanță.

Prin integrarea tehnologiei, toate procesele de management al documentelor sunt digitalizate, crescând eficiența și precizia în gestionarea acestora. Arhivarea electronică asigură distrugerea documentelor conform legislației în vigoare, evitând astfel orice încălcare legală. 

Sistemul contribuie la o prezentare mai coerentă și profesionistă în cazul verificărilor efectuate de diverse organe de control. De asemenea, permite o viziune de ansamblu și monitorizarea în timp real a proiectelor și activităților de business, facilitând luarea deciziilor strategice.

Arhivarea electronică automatizează acțiunile și procesele repetitive, economisind timp și resurse și reducând posibilitatea de eroare umană. Prin aceste beneficii, arhiva document se dovedește a fi o soluție eficientă și sigură, adaptată nevoilor moderne ale afacerilor.