4 sfaturi pentru a arhiva cu succes documentele firmei

Arhivarea documentelor dvs. poate fi o activitate descurajanta, mai ales ca de multe ori poate fi dificil sa stabiliti cu ce trebuie sa incepeti. Daca ati neglijat mult timp arhivarea documentelor, atunci hartiile se pot acumula rapid. Astfel, indiferent daca lucrati intr-o firma mare sau mica, puteti avea o sarcina extrem de complicata cand vine vorba despre arhivarea documentelor.

Realizand audituri dese veti stii tot timpul unde se afla documentele firmei.  Cel mai eficient mod de a realiza acest lucru este prin inregistrarea tuturor documentelor noi inainte de plasarea lor in arhiva. Acestea fiind spuse, daca aveti nevoie brusc de a indexa si arhiva o lista de documente importante, iata cateva sfaturi pentru o arhivare de succes.

1. Verificati documentele

Inainte de a putea incepe sa inregistrati documentele, ar trebui sa va organizati pentru a vedea pe care trebuie sa le pastrati, care pot fi scanate si care trebuie aruncate. Veti castiga spatiu important de depozitare, pur si simplu depunand toate documentele in cutii de arhivare. Verifica ce documente sa arunci, tinand cont si de perioadele minime de pastrare recomandate in functie de tipul de inregistrare.

Nu in ultimul rand, ar trebui sa reciclati documentele pe care nu trebuie sa le pastrati.  

2. Digitalizati anumite documente

Este posibil sa doriti sa pastrati unele documente chiar daca nu sunteti obligat prin lege sa faceti acest lucru. Cel mai bine este sa le digitalizati astfel incat sa ocupe mai putin spatiu de depozitare si sa aveti acces intotdeauna la el cand aveti nevoie sa verificati ceva. Daca nu aveti un scaner de inalta calitate, atunci este mai bine sa luati in considerare un furnizor de stocare de fisiere care poate efectua acest serviciu pentru dvs.

3. Cutii si documente

In primul rand, trebuie sa va asigurati ca cutiile dvs. sunt suficient de rezistente. Este foarte important sa alegeti cutii arhivare de calitate. Cutiile subtiri incarcate cu documente grele nu vor rezista mult. Ar trebui sa va etichetati dosarele si cutiile. Daca doriti sa  gestionati dosarele, ar trebui sa creati o baza de date de inregistrari si fiecare dosar care intra in fiecare cutie ar trebui sa aiba un numar unic (de preferinta sub forma unui cod de bare). Fiecare cutie ar trebui sa aiba un numar diferit (de asemenea, un cod de bare), iar baza de date sa va arate in ce cutie se afla un anumit dosar.

4. Locatia

Ar trebui sa va pastrati dosarele intr-o locatie la indemana, una aproape de biroul dvs., astfel incat, daca este nevoie, sa le puteti accesa rapid. Atunci cand incepeti o afacere mica, o camera de depozitare la sediul firmei este cea mai  potrivita. Cu toate acestea, pe masura ce afacerea dvs. creste, si documentele arhivate se vor inmulti. 

Alegerea unui spatiu de depozitare in afara sediului firmei este de multe ori un lucru intelept daca crezi ca imobilul ar putea fi utilizat mai eficient. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *