Alegeți soluția de scanare care satisface cel mai bine nevoile afacerii tale

În fiecare zi afacerea ta generează documente pe hârtie. Într-una din zile, s-ar putea să te trezești că te confrunți cu mai multe probleme legate de dependența de hârtie a companiei tale. Astfel ca multe companii elimină aceste probleme prin apelarea unor servicii de scanare documente de pe hârtie în fișiere digitale, ceea ce facilitează stocarea, gestionarea, recuperarea și distribuirea. Dar nu este întotdeauna ușor să găsești soluția de scanare potrivită pentru afacerea ta, deoarece gama de servicii poate varia de la furnizor la furnizor. În acest articol, aruncă o privire asupra unor servicii disponibile în mod obișnuit, astfel încât să poți evalua mai bine care dintre aceste servicii satisfac cel mai bine nevoile tale de gestionare a documentelor.

Digitalizarea și conversia fișierelor vechi

Construirea unei infrastructuri pentru digitalizarea unui inventar complet de documente este costisitoare. Conversia înregistrărilor vechi permite scanarea unui volum mare de documente și convertirea acestora în imagini digitale – fie parte a documentelor tale de arhivă, fie întregul tău inventar. Cât de departe mergi în trecut pentru vechiul proiect de conversie a fișierelor depinde de bugetul tău și de capacitatea sistemului tău de gestionare a documentelor. S-ar putea să îți fie inutil sau neeconomic să digitalizezi tot istoricul, arhivele și documentele juridice.

Digitalizare integrată în procesele de afaceri

O abordare de digitalizare integrată în procesele de afaceri îți permite să păstrezi documentele de arhivă pe suport de hârtie și să începi scanarea documentelor noi pe măsură ce sunt produse. Odată ce sistemul tău de gestionare a documentelor a fost configurat, fișierele tale electronice pot fi ușor încărcate în baza de date și accesate online. Digitalizarea integrată în procesele de afaceri poate reduce costurile globale ale scanării documentelor și permite scanarea documentelor să fie integrată în procesele tale zilnice de lucru.

Scanare la cerere

O soluție profesională de scanare a documentelor te poate ajuta să determini cât din inventarul tău trebuie într-adevăr scanat. Inventarele mari de documente pe hârtie pot fi eliminate din birourile tale prin stocarea înregistrărilor de arhivă în afara site-ului. O soluție de scanare la cerere combină stocarea sigură în afara site-ului cu scanarea documentelor.

Cu scanarea la cerere, înregistrările sunt scanate numai după cum este necesar. Înregistrările sunt eliminate din locațiile de stocare desemnate, pregătite, scanate și transferate digital la cerere, în formatul tău digital la alegere. Ofertele de digitalizare la cerere:

–   Centre de depozitare comerciale sigure

–   Digitalizare după cum este necesar

–   Încărcarea fișierelor convertite în baza de date la alegere

–   Acces la un portal web 24/7

Serviciile de scanare a documentelor îți permit să te concentrezi asupra clienților și obiectivelor tale fără a fi distras de proiectele de scanare interne. Nu este nevoie să cumperi echipamente de scanare, nu este nevoie să angajezi, să formezi și să gestionezi personal nou, iar procesul de scanare este complet gestionat pentru tine. Cu serviciul potrivit de scanare a documentelor, îți poți îndeplini obiectivele de gestionare a documentelor în mod economic.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *