Utilizat in mod necorespunzator, posta electronica poate crea tot felul de probleme, de la pierderea proprietatii intelectuale pana la revendicari care tin de hartuirea sexuala. Iata, asadar, cateva sfaturi pentru a utiliza e-mail-ul intr-o maniera care sa tina cont de securitate.
1.Ganditi-va la e-mail ca la o carte postala, nu o scrisoare.
E-mail-urile dumneavoastra pot fi vizualizate oricand de persoane cu putere de decizie din cadrul companiei in care lucrati, inainte sau dupa ce acestea au fost trimise. Abtineti-va de la barfe, speculatii privind partenerii sau competitorii companiei, glume nesarate, sarcasm si atacuri.
2. Fiti atenti la tipul de informatii trimise
Pastrati informatiile sensibile legate de companie si cele cu proprietate intelectuala departe de e-mail-uri in cazul in care datele nu sunt codate sau nu aveti permisiunea de a le trimite. Folositi criptarea si un mecanism de certificare cand trimiteti date sensibile in afara companiei.
3. Acordati mai mult timp e-mail-urilor dumneavoastra.
Recititi mesajul inainte de a-l trimite. Daca e posibil, salvati-l ca schita si recititi-l mai tarziu. Timpul va va permite sa il priviti intr-un mod critic in ceea ce priveste continutul si tonul.
4.Cunoasteti-va listele de e-mail.
Continutul trebuie sa fie adecvat pentru toti dintr-o lista de e-mail. Asa ca, daca o lista include contractori, informatia din e-mail nu trebuie sa fie inaccesibila acestor persoane.
5. Cunoasteti-va adresele
Inainte de a trimite e-mail-ul, verificati toate adresele pentru a va asigura ca prin caracteristica de autocompletare a adresei nu a fost adaugat in lista cineva caruia nu doriti sa ii trimiteti mesajul respectiv. Folositi campul „Bcc” astfel incat cei care primesc sa nu poata vizualiza adresele celorlati si pentru a nu crea un sir de mesaje ” Replay All”.
6. Folositi text lizibil
De cele mai multe ori este preferat e-mail-ul text. Folositi HTML numai cand este necesar.
7. Evitati functia de forward
Un numar mare de scrisori, mesajele spam, glumele si bancurile, clipurile audio si video sau alte fenomene specifice culturii Internetului sunt „interzise” atunci cand folosim e-mail-ul, mai ales la locul de munca. Incercati sa aflati, pe langa cele de mai sus, si care este politica companiei la care lucrati in ceea ce priveste ” office spam”.
8. Nu fiti subtili
E-mail-ul este obtuz. Nu comunica bine nuante ca sarcasmul si fustrarea. Fiti clari si concisi atunci cand aveti de trimis un mesaj, altfel ar putea fi interpretat gresit: de la un atac personal pana la filtare eronata.
9. Folositi-va bunul-simt
Daca ceva nu pare potrivit, opriti-va inainte de a trimite. Consultati-va CISO-ul (chief information security officer), sau pur si simplu mai incercati o data, intr-o alta maniera.
